Dernek lokali açıldıktan sonra lokal faaliyetlerinin mevzuata uygun şekilde yürütülmesinden sorumlu olacak kişinin yönetim kurulu tarafından belirlenmesi gerekir.
Lokal sorumlusunun görevinden ayrılması, değiştirilmesi veya başka bir kişinin görevlendirilmesi halinde ise yalnızca dernek içinde karar almak yeterli değildir. Yapılan değişikliğin mülki idare amirliğine bildirilmesi gerekir.
Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğünün denetim rehberinde, lokal sorumlu müdürünün yönetim kurulu kararıyla atanıp mülki idare amirliğine bildirilip bildirilmediği ayrıca kontrol edilmektedir.
Lokal Sorumlu Müdürü Nasıl Değiştirilir?
Değişiklik işlemi temel olarak şu şekilde gerçekleştirilir:
- Mevcut sorumlu müdürün görev değişikliği belirlenir.
- Yönetim kurulu yeni sorumlu müdürün atanmasına karar verir.
- Yönetim kurulu kararı hazırlanır.
- Yeni sorumlu müdüre ilişkin bilgiler ilgili makama bildirilir.
- Değişiklik lokal kayıtlarında ve ilgili belgelerde güncellenir.
Burada önemli nokta, yeni sorumlu müdürün yönetim kurulu kararıyla atanmasıdır.
Sorumlu Müdür Değişikliği Kaç Gün İçinde Bildirilmelidir?
Bu konuda süre oldukça önemlidir.
Dernekler Yönetmeliği kapsamında lokal sorumlu müdüründe meydana gelen değişikliklerin on beş gün içerisinde mülki idare amirliğine bildirilmesi gerekir.
Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğünün İç Denetim Rehberinde de sorumlu müdür değişikliğinin 15 gün içinde bildirilip bildirilmediği açıkça denetim kriterleri arasında sayılmıştır.
Bu nedenle yönetim kurulu kararının alınması ile resmi bildirimin yapılması arasında gereksiz şekilde beklenmemelidir.
Sorumlu Müdür Değişikliğinde Yönetim Kurulu Kararı Nasıl Olmalı?
Kararda değişikliğin açık şekilde belirtilmesi gerekir.
Örneğin karar metninde;
“Derneğimiz lokali sorumlu müdürü olarak görev yapmakta olan …………………’ın görevinden ayrılması nedeniyle, ………………… T.C. kimlik numaralı …………………’ın dernek lokali sorumlu müdürü olarak görevlendirilmesine ve gerekli bildirimin mülki idare amirliğine yapılmasına…”
şeklinde bir düzenleme yapılabilir.
Kararın derneğin karar defterine usulüne uygun şekilde işlenmesi gerekir.
Not: Karar metninin derneğin somut durumuna, mevcut görevlendirmeye ve ilgili idari uygulamaya göre düzenlenmesi önemlidir.
Sorumlu Müdür Değişikliğinde Hangi Belgeler Hazırlanabilir?
Dosyada, işlemin niteliğine göre aşağıdaki belgeler bulunabilir:
- Yönetim kurulu kararının örneği,
- Yeni sorumlu müdürün kimlik bilgileri,
- Yeni sorumlu müdürün görevlendirilmesine ilişkin bilgiler,
- Önceki sorumlu müdürün görev değişikliğini gösteren karar,
- Mülki idare amirliğine sunulacak bildirim/dilekçe,
- Gerekli görülmesi halinde diğer destekleyici belgeler.
Başvuru veya bildirim sırasında ilgili makamın güncel belge taleplerinin ayrıca kontrol edilmesi gerekir.
Eski Sorumlu Müdür Görevden Ayrıldıysa Ne Olur?
Sorumlu müdürün görevinden ayrılması halinde lokal işlemlerinin sahipsiz bırakılmaması gerekir.
Dernek yönetim kurulunun yeni sorumlu müdürü belirleyerek gerekli resmi bildirimi yapması önemlidir.
Özellikle eski sorumlu müdürün görevinden ayrıldığı halde resmi kayıtlarda hâlâ sorumlu olarak görünmesi ileride denetim sırasında açıklanması gereken bir durum oluşturabilir.
Bu nedenle görev değişikliği gerçekleştiğinde işlemlerin geciktirilmemesi gerekir.
Sorumlu Müdür Değişikliği Lokal İzin Belgesini Değiştirir mi?
Sorumlu müdür değişikliği ile lokalin adresinin değişmesi aynı işlem değildir.
Lokal adresi değiştiğinde lokal açılışı için öngörülen işlemlerin tekrar edilmesi gerekir. Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğünün resmi açıklamasında, lokal olarak açılan yerin yerleşim yerinin değiştirilmesi halinde lokal açılışı için belirtilen işlemlerin tekrar yapılacağı belirtilmektedir.
Buna karşılık yalnızca sorumlu müdür değişiyorsa, temel işlem sorumlu müdürün değiştirilmesi ve bu değişikliğin süresi içinde bildirilmesidir.
Sorumlu Müdür Değişikliği Denetimde Kontrol Edilir mi?
Evet.
Lokal denetimlerinde sadece lokal açma ve işletme izin belgesinin bulunup bulunmadığına bakılmaz.
İç Denetim Rehberinde;
- Lokal Açma ve İşletme İzin Belgesi,
- Sorumlu müdürün yönetim kurulu kararıyla atanması,
- Sorumlu müdürün mülki idare amirliğine bildirilmesi,
- Sorumlu müdür değişikliğinin 15 gün içinde bildirilmesi
gibi hususlar ayrı ayrı kontrol edilmektedir.
Ayrıca güncel denetim mevzuatı kapsamında derneklerin müesseseleri ve eklentilerinin mevzuata uygunluğu da denetlenebilmektedir.
Sorumlu Müdür Değişikliği Yapılmadan Lokal Faaliyetine Devam Edilebilir mi?
Burada derneğin mevcut durumunun dikkatle değerlendirilmesi gerekir.
Eski sorumlu müdür görevinden ayrılmışsa, yönetim kurulunun yeni sorumlu müdürü belirlemesi ve resmi bildirim sürecini gerçekleştirmesi gerekir.
Özellikle denetim sırasında resmi kayıtlar ile derneğin fiili durumu arasında farklılık bulunmaması önemlidir.
Sorumlu Müdür Değişikliğinde En Çok Yapılan Hatalar
Derneklerin bu işlem sırasında karşılaşabileceği başlıca sorunlar şunlardır:
1. Sadece yönetim kurulu kararı almak
Kararın alınması tek başına yeterli görülmemelidir. Gerekli resmi bildirim de yapılmalıdır.
2. 15 günlük süreyi kaçırmak
Sorumlu müdür değişikliğinin mülki idare amirliğine bildirilmesi için öngörülen 15 günlük süre dikkate alınmalıdır.
3. Eski sorumlu müdürü kayıtlarda bırakmak
Görev değiştiği halde resmi kayıtların güncellenmemesi denetimde sorun oluşturabilir.
4. Adres değişikliğiyle sorumlu müdür değişikliğini karıştırmak
Lokal adresinin değiştirilmesi farklı bir idari süreçtir ve lokal açılışı için öngörülen işlemlerin tekrar edilmesini gerektirir.
Sonuç
Dernek lokali sorumlu müdür değişikliği, yalnızca dernek içerisinde alınan bir kararla tamamlanan basit bir görev değişikliği olarak değerlendirilmemelidir.
Yeni sorumlu müdürün yönetim kurulu kararıyla belirlenmesi ve değişikliğin 15 gün içerisinde mülki idare amirliğine bildirilmesi gerekir.
Lokal izin belgesi, sorumlu müdür bilgileri ve diğer lokal evraklarının güncel tutulması, denetim sırasında derneğin işlemlerini daha sağlıklı şekilde ortaya koymasını sağlar.
DDM Danışmanlık Yanınızda
DDM Danışmanlık olarak dernek lokali sorumlu müdür değişikliği, yönetim kurulu kararlarının hazırlanması, resmi bildirimler ve lokal ile ilgili tüm resmi süreçlerde yanınızda yer almaktayız.
DDM Danışmanlık tüm süreci sizin adınıza takip eder.
Detaylı bilgi için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
📞 0535 537 62 18
Bir Cevap Yazın