Dernek lokali açılması ve işletilmesi yalnızca fiziki bir yerin hazırlanmasından ibaret değildir. Lokal ile ilgili birçok işlemin dernek yönetim kurulu kararıyla kayıt altına alınması gerekir.
Sivil Toplumla İlişkiler birimlerinin yayımladığı örnek kararlarda; lokal açılması, sorumlu müdür görevlendirilmesi, lokal yönergesinin hazırlanması ve gerekli belgelerle mülki idare amirliğine başvurulması gibi işlemlerin yönetim kurulu kararıyla yapılabildiği görülmektedir. Sivil Toplum
Bu nedenle lokal işlemlerinde karar defterinin düzenli tutulması önemlidir.
Lokal Açmak İçin Yönetim Kurulu Kararı Gerekir mi?
Evet.
Lokal açılışı için yapılan başvuruda, lokal açılması konusunda alınmış yönetim kurulu kararının örneği istenmektedir. İl merkezlerinde Valiliğe, diğer ilçelerde ise ilgili Kaymakamlığa başvuru yapılır. Sivil Toplum
Kararda genel olarak;
- Lokal açılacak adres,
- Lokal açılması yönündeki karar,
- Sorumlu müdür görevlendirmesi,
- Lokal yönergesinin hazırlanması,
- Gerekli belgelerin temin edilmesi,
- Mülki idare amirliğine başvuru yapılması
gibi hususlar düzenlenebilir.
Örnek karar
KARAR: Derneğimiz üyelerinin sosyal ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla …………… adresinde dernek lokali açılmasına, …………… isimli kişinin lokal sorumlu müdürü olarak görevlendirilmesine, lokal yönergesinin hazırlanmasına ve gerekli belgelerin temin edilerek ilgili mülki idare amirliğine başvurulmasına oy birliğiyle karar verilmiştir.
Karar, derneğin karar defterine usulüne uygun şekilde işlenmelidir.
Sorumlu Müdür İçin Ayrı Karar Alınmalı mı?
Lokal sorumlu müdürünün yönetim kurulu kararıyla atanması gerekir.
Resmî denetim rehberlerinde de lokal sorumlu müdürünün yönetim kurulu kararıyla tayin edilip mülki idare amirliğine bildirilip bildirilmediği kontrol edilmektedir. Sorumlu müdür değişirse bu değişikliğin 15 gün içinde mülki idare amirliğine bildirilmesi gerektiği belirtilmektedir. Sivil Toplum
Bu nedenle sorumlu müdür değiştiğinde eski kararın yerine yeni karar alınmalı ve gerekli bildirim süresi geçirilmemelidir.
Lokal Yönergesi İçin Yönetim Kurulu Kararı Alınır mı?
Evet.
Lokal, yönetim kurulunca hazırlanmış lokal yönergesine göre işletilmelidir. Denetim rehberlerinde lokal yönergesinin hazırlanıp hazırlanmadığı ve lokalin bu yönergeye uygun işletilip işletilmediği kontrol edilen hususlar arasında yer almaktadır. Sivil Toplum
Yönergede örneğin;
- Lokal kullanım kuralları,
- Çalışma saatleri,
- Üyelerin lokal kullanım şartları,
- Misafir kabulü,
- Üye ve misafir kartları,
- Personelin görevleri,
- Lokal düzeni,
- Yasaklar,
- Sorumlu müdürün görevleri
gibi konular düzenlenebilir.
Üye ve Misafir Kartları İçin Karar Gerekir mi?
Dernekler Yönetmeliği’nin 64. maddesi kapsamında lokal kimlik kartları ile misafir kartlarının düzenlenmesi öngörülmektedir.
Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğünün iç denetim rehberinde de yönetim kurulunca lokal kimlik kartları ve misafir kartlarının düzenlenip düzenlenmediği kontrol edilmektedir. Sivil Toplum
Bu nedenle derneğin kendi uygulamasını belirleyen bir yönetim kurulu kararı alınması ve kartların düzenli şekilde hazırlanması uygun olacaktır.
Örneğin karar metninde:
“Dernek lokalinde kullanılmak üzere üye lokal kimlik kartları ile misafir kartlarının bastırılmasına ve uygulanmasına…”
şeklinde bir düzenleme yapılabilir.
Karar Defterine Lokal ile İlgili Neler Yazılabilir?
Lokal işlemleriyle ilgili olarak ihtiyaç doğrultusunda farklı yönetim kurulu kararları alınabilir.
Örneğin:
1. Lokal açılış kararı
Lokal açılması ve başvuru işlemlerinin başlatılması.
2. Sorumlu müdür görevlendirme kararı
Lokalde görev yapacak sorumlu müdürün belirlenmesi.
3. Lokal yönergesi kararı
Lokal yönergesinin hazırlanması ve uygulanması.
4. Üye kimlik kartı kararı
Lokal üyelik kartlarının hazırlanması.
5. Misafir kartı kararı
Misafir kartlarının hazırlanması ve kullanım usulünün belirlenmesi.
6. Sorumlu müdür değişikliği kararı
Görev değişikliği olduğunda yeni sorumlu müdürün belirlenmesi.
7. Lokal adres değişikliği kararı
Lokal başka bir adrese taşınacaksa gerekli işlemlerin başlatılması.
Adres değişikliğinde lokal için daha önce yapılan işlemlerin yeniden gerçekleştirilmesi gerektiği Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğünün güncel bilgilendirmesinde de belirtilmektedir. Sivil Toplum
Yönetim Kurulu Kararı Karar Defterine Nasıl Yazılır?
Derneklerde yönetim kurulu kararları karar defterine tarih ve numara sırasıyla yazılır.
Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğünün rehberinde de karar defterinde yönetim kurulu kararlarının tarih ve numara sırasıyla yer alması ve toplantıya katılan üyeler tarafından imzalanması gerektiği belirtilmektedir. Sivil Toplum
Karar yazılırken özellikle:
- Karar tarihi,
- Karar numarası,
- Toplantıya katılan yönetim kurulu üyeleri,
- Kararın açık ve anlaşılır metni,
- İmzalar
eksiksiz olmalıdır.
Karar Defterinde Hatalı veya Eksik Karar Olması Sorun Oluşturur mu?
Lokal işlemlerinin dayanağını oluşturan kararların açık ve düzenli tutulması önemlidir.
Örneğin yalnızca:
“Lokal açılmasına karar verilmiştir.”
şeklinde çok kısa bir karar yerine lokal adresinin, sorumlu müdürün ve başvuru sürecinin açıkça belirtilmesi uygulamada daha sağlıklı bir kayıt oluşturur.
Özellikle denetim sırasında lokal açma ve işletme izin belgesi, sorumlu müdür görevlendirmesi, yönerge ve diğer lokal uygulamalarının mevzuata uygunluğu incelenebilmektedir. Sivil Toplum
Lokal Kararlarında Dikkat Edilmesi Gerekenler
Dernek yönetimleri şu kontrol listesini kullanabilir:
☑ Lokal açılışı için yönetim kurulu kararı alınmış mı?
☑ Lokal adresi kararda açıkça belirtilmiş mi?
☑ Sorumlu müdür görevlendirilmiş mi?
☑ Sorumlu müdür mülki idare amirliğine bildirilmiş mi?
☑ Lokal yönergesi hazırlanmış mı?
☑ Üye kimlik kartları düzenlenmiş mi?
☑ Misafir kartları hazırlanmış mı?
☑ Kararlar karar defterine usulüne uygun işlenmiş mi?
☑ Kararlar yönetim kurulu üyelerince imzalanmış mı?
☑ Sorumlu müdür değişikliği varsa 15 günlük bildirim süresi takip edilmiş mi?
Sonuç
Dernek lokali işletilirken alınan yönetim kurulu kararları, yapılan işlemlerin kayıt altına alınması açısından önemli bir yere sahiptir.
Özellikle lokal açılışı, sorumlu müdür görevlendirilmesi, lokal yönergesi ve kart uygulamaları gibi konuların yazılı ve düzenli şekilde kayıt altına alınması, derneğin lokal işlemlerini daha düzenli yürütmesine yardımcı olur.
Güncel resmî denetim rehberlerinde de lokal açma ve işletme izin belgesi, sorumlu müdür, lokal yönergesi ve kimlik kartları gibi hususlar denetim kapsamında ele alınmaktadır. Sivil Toplum
DDM Danışmanlık tüm süreci sizin adınıza takip eder.
Dernek lokali açılışı, yönetim kurulu kararları, lokal yönergesi, sorumlu müdür işlemleri ve diğer dernek işlemleriniz için DDM Danışmanlık’tan destek alabilirsiniz.
İletişim: 0535 537 62 18
Bir Cevap Yazın